На предприятии уже велась деятельность до установки программы. Следовательно, возникла необходимость внести в информационную базу начальные остатки, имевшие место по данным бухгалтерии на дату начала работы с программой. Выбор конкретной даты начала учета предполагает, что остатки вводятся по состоянию на эту дату, далее учет уже ведется в данной программе. Это делается для того, чтобы на дату начала учета остатки уже имели место и с этой даты уже начали бы накапливаться обороты по счетам.

Ввод остатков осуществляется вручную проводками с использованием вспомогательного счета 00. Дебетовые сальдо на активных счетах и кредитовые сальдо на пассивных попадают в базу в корреспонденции с вспомогательным счетом 00.

Если аналитика обширна, можно разделить работу по вводу остатков на нескольких сотрудников бухгалтерии. Например, кто-то вводит остатки по поставщикам, кто-то – по материалам, основным средствам, сотрудникам. То есть каждый создает свою операцию, внутри которой копированием вводит проводки по конкретному счету, но различной аналитике. Главное, чтобы всеми соблюдались общие правила – дата ввода остатков должна быть у всех одинаковая, и все проводки вводятся с использованием вспомогательного счета 00. Тогда в оборотах за дату ввода остатков эти суммы суммируются, и будет получен требуемый результат.

Корректный ввод начальных остатков по отдельным счетам можно осуществить только с помощью специализированных документов, входящих в состав конфигурации. Это документы: ввод остатков номенклатуры (товаров, малоценки, хозрасходов), ввод остатков контрагентов (покупателей и поставщиков), ввод остатков финансов (по кассе и банку), каждый из которых формируется отдельно для каждого подразделения.

Ниже представлен порядок работы всех пользователей предприятия при внедрении программы в текущей последовательности.
Можно ознакомиться с действиями отдельных пользователей:    Главный бухгалтер,    Менеджер,    Продавец,    Филиал.

№№

ПОДРОБНОЕ ОПИСАНИЕ

ПОЛЬЗОВАТЕЛЬ

КРАТКОЕ ОПИСАНИЕ

1

Главный бухгалтер

Ввод данных о результатах предыдущей деятельности предприятия

2

Главный бухгалтер

Ввод данных о результатах предыдущей деятельности предприятия

3

Главный бухгалтер

Ввод данных о результатах предыдущей деятельности предприятия

4

Главный бухгалтер

Ввод данных о результатах предыдущей деятельности предприятия

5

Главный бухгалтер

Ввод данных о результатах предыдущей деятельности предприятия

6

Главный бухгалтер

Ввод данных о результатах предыдущей деятельности предприятия

7

Главный бухгалтер

Ввод данных о результатах предыдущей деятельности предприятия

8

Главный бухгалтер

Ввод данных о результатах предыдущей деятельности предприятия

9

Главный бухгалтер

Ввод данных о результатах предыдущей деятельности предприятия

10

Главный бухгалтер

Ввод данных о результатах предыдущей деятельности предприятия

11

Главный бухгалтер

Ввод данных о результатах предыдущей деятельности предприятия

12

Продавец (Краснодар)

Текущие операции по продаже товаров

13

Продавец (Краснодар)

Текущие операции по продаже товаров

14

Продавец (Краснодар)

Текущие операции по продаже товаров

15

Продавец (Краснодар)

Текущие операции по продаже товаров

16

Менеджер (Краснодар)

Текущие операции по закупкам товаров

17

Менеджер (Краснодар)

Текущие операции по закупкам товаров

18

Менеджер (Краснодар)

Текущие операции по закупкам товаров

19

Менеджер (Краснодар)

Текущие операции по продажам товаров

20

Менеджер (Краснодар)

Пополнение товарных запасов филиалов

21

Менеджер (Краснодар)

Пополнение товарных запасов филиалов

22

Менеджер (Краснодар)

Пополнение товарных запасов филиалов

23

Менеджер (Краснодар)

Работа со складскими запасами

24

Менеджер (Краснодар)

Текущие операции по закупкам товаров

25

Менеджер (Краснодар)

Работа со складскими запасами

26

Филиал Ростов

Текущие операции по продажам товаров

27

Филиал Ростов

Текущие операции по продажам товаров

28

Филиал Ростов

Текущие операции по продажам товаров

29

Филиал Ростов

Работа со складскими запасами

30

Филиал Ростов

Текущие операции по продажам товаров

31

Филиал Ростов

Работа со складскими запасами

32

Филиал Ростов

Работа со складскими запасами

33

Филиал Ростов

Работа со складскими запасами

Аналогичные документы создали остальные филиалы

Филиалы Сочи, Волгоград

Работа со складскими запасами

34

Менеджер (Краснодар)

Текущая пабота с общехозяйственными расходами

35

Менеджер (Краснодар)

Текущая пабота с общехозяйственными расходами

36

Менеджер (Краснодар)

Текущая пабота с общехозяйственными расходами

37

Филиал Ростов

Текущая пабота с общехозяйственными расходами

38

Филиал Ростов

Текущая пабота с общехозяйственными расходами

39

Филиал Ростов

Текущая пабота с общехозяйственными расходами

Аналогичные документы создали остальные филиалы

Филиалы Сочи, Волгоград

Текущая пабота с общехозяйственными расходами

40

Главный бухгалтер

Текущая работа с финансами

41

Главный бухгалтер

Текущая работа с финансами

42

Главный бухгалтер

Текущая работа с финансами

43

Главный бухгалтер

Текущая работа с финансами

44

Главный бухгалтер

Текущая работа с финансами

45

Главный бухгалтер

Текущая работа с финансами

46

Главный бухгалтер

Текущая работа с финансами

Пользователь Бухгалтер: Ввод остатков

№

Документ

Форма документа

Проверка документа

1

Форма документа

Проверка правильности ввода: В ОСВ за дату ввода оборот по дебету счета 00 должены быть равен обороту по кредиту, а конечное сальдо должно отсутствовать.

Ввод остатков номенклатуры - Краснодар

Расположение: пункт меню «Документы – Ввод остатков номенклатуры».

Назначение: ввода всех сведений о номенклатуре, необходимых для дальнейшего ведения учета.

Реквизиты шапки документа:

Подразделение: Краснодар

Склад: склад товаров Краснодар

Заполнение табличной части документа:

Номенклатура: из Справочника Номенклатура

Ввод количества товара: вручную

Документ совершает проводку: Д41.1-К00

Ответственный за ввод: Главный бухгатер

К общему списку документов

2

Форма документа

Проверка правильности ввода: В ОСВ за дату ввода оборот по дебету счета 00 должены быть равен обороту по кредиту, а конечное сальдо должно отсутствовать.

Ввод остатков по кассе - Краснодар

Расположение: пункт меню «Документы – Ввод статков финансов».

Назначение: ввода сведений об остатках по кассе, необходимых для дальнейшего ведения учета.

Реквизиты шапки документа:

Подразделение: Краснодар

Вид остатка: по кассе

Заполнение табличной части документа:

Ввод остатка по кассе: вручную

Документ совершает проводку: Д50.1-К00

Ответственный за ввод: Главный бухгатер

К общему списку документов

3

Форма документа

Проверка правильности ввода: В ОСВ за дату ввода оборот по дебету счета 00 должены быть равен обороту по кредиту, а конечное сальдо должно отсутствовать.

Ввод остатков по банку - Краснодар

Расположение: пункт меню «Документы – Ввод статков финансов».

Назначение: ввода сведений об остатках по банку, необходимых для дальнейшего ведения учета.

Реквизиты шапки документа:

Подразделение: Краснодар

Вид остатка: по банку

Заполнение табличной части документа:

Ввод остатка по кассе: вручную

Документ совершает проводку: Д51.1-К00 (расчетный счет у предприятия один и обслуживается головным предприятием -Краснодар)

Ответственный за ввод: Главный бухгатер

К общему списку документов

4

Форма документа

Проверка правильности ввода: В ОСВ за дату ввода оборот по дебету счета 00 должены быть равен обороту по кредиту, а конечное сальдо должно отсутствовать.

Ввод остатков контрагентов (покупателей) - Краснодар

Расположение: пункт меню «Документы – Ввод статков контрагентов».

Назначение: ввода сведений об остатках по покупателям, необходимых для дальнейшего ведения учета.

Реквизиты шапки документа:

Подразделение: Краснодар

Вид остатка: остатки по покупателям

Заполнение табличной части документа:

Ввод остатка по покупателям: вручную

Проводки: В случае, если покупатель имеет задолженность перед предприятием, то остаток является дебетовым и вводится положительным. Проводка Д62.1-К00

Проводки: В случае, если предприятие имеет задолженность перед покупателем, то остаток является кредитовым и вводится со знаком минус. Проводка Д00-К62.1

Остатки по покупателям для других подразделений не вводились, так как в них на момент внедрения не велось финансово-хозяйственной деятельности.

Ответственный за ввод: Главный бухгатер

К общему списку документов

5

Форма документа

Проверка правильности ввода: В ОСВ за дату ввода оборот по дебету счета 00 должены быть равен обороту по кредиту, а конечное сальдо должно отсутствовать.

Ввод остатков контрагентов (поставщиков) - Краснодар

Расположение: пункт меню «Документы – Ввод статков контрагентов».

Назначение: ввода сведений об остатках по поставщикам, необходимых для дальнейшего ведения учета.

Реквизиты шапки документа:

Подразделение: Краснодар

Вид остатка: остатки по поставщикам

Заполнение табличной части документа:

Ввод остатка по поставщикам: вручную

Проводки: В случае, если поставщик имеет задолженность перед предприятием, то остаток является дебетовым и вводится положительным. Проводка Д60.1-К00

Проводки: В случае, если предприятие имеет задолженность перед поставщик, то остаток является кредитовым и вводится со знаком минус. Проводка Д00-К60.1

Ввод остатков по поставщикам для других подразделений не предусмотрен, так как в данном предприятии закупками занимается только головное подразделение (Краснодар).

Ответственный за ввод: Главный бухгатер

К общему списку документов

6

Форма документа

Проверка правильности ввода: В ОСВ за дату ввода оборот по дебету счета 00 должены быть равен обороту по кредиту, а конечное сальдо должно отсутствовать.

Ввод остатков номенклатуры - Ростов

Расположение: пункт меню «Документы – Ввод остатков номенклатуры».

Назначение: ввода всех сведений о номенклатуре, необходимых для дальнейшего ведения учета.

Реквизиты шапки документа:

Подразделение: Ростов

Склад: склад товаров Ростов

Заполнение табличной части документа:

Номенклатура: из Справочника Номенклатура

Ввод количества товара: вручную

Документ совершает проводку: Д41.2-К00

Ответственный за ввод: Главный бухгатер

К общему списку документов

7

Форма документа

Проверка правильности ввода: В ОСВ за дату ввода оборот по дебету счета 00 должены быть равен обороту по кредиту, а конечное сальдо должно отсутствовать.

Ввод остатков по кассе - Ростов

Расположение: пункт меню «Документы – Ввод статков финансов».

Назначение: ввода сведений об остатках по кассе, необходимых для дальнейшего ведения учета.

Реквизиты шапки документа:

Подразделение: Ростов

Вид остатка: по кассе

Заполнение табличной части документа:

Ввод остатка по кассе: вручную

Документ совершает проводку: Д50.2-К00

Ответственный за ввод: Главный бухгатер

К общему списку документов

8

Форма документа

Проверка правильности ввода: В ОСВ за дату ввода оборот по дебету счета 00 должены быть равен обороту по кредиту, а конечное сальдо должно отсутствовать.

Ввод остатков номенклатуры - Сочи

Расположение: пункт меню «Документы – Ввод остатков номенклатуры».

Назначение: ввода всех сведений о номенклатуре, необходимых для дальнейшего ведения учета.

Реквизиты шапки документа:

Подразделение: Сочи

Склад: склад товаров Сочи

Заполнение табличной части документа:

Номенклатура: из Справочника Номенклатура

Ввод количества товара: вручную

Документ совершает проводку: Д41.3-К00

Ответственный за ввод: Главный бухгатер

К общему списку документов

9

Форма документа

Проверка правильности ввода: В ОСВ за дату ввода оборот по дебету счета 00 должены быть равен обороту по кредиту, а конечное сальдо должно отсутствовать.

Ввод остатков по кассе - Сочи

Расположение: пункт меню «Документы – Ввод статков финансов».

Назначение: ввода сведений об остатках по кассе, необходимых для дальнейшего ведения учета.

Реквизиты шапки документа:

Подразделение: Сочи

Вид остатка: по кассе

Заполнение табличной части документа:

Ввод остатка по кассе: вручную

Документ совершает проводку: Д50.3-К00

Ответственный за ввод: Главный бухгатер

К общему списку документов

10

Форма документа

Проверка правильности ввода: В ОСВ за дату ввода оборот по дебету счета 00 должены быть равен обороту по кредиту, а конечное сальдо должно отсутствовать.

Ввод остатков номенклатуры - Волгоград

Расположение: пункт меню «Документы – Ввод остатков номенклатуры».

Назначение: ввода всех сведений о номенклатуре, необходимых для дальнейшего ведения учета.

Реквизиты шапки документа:

Подразделение: Волгоград

Склад: склад товаров Волгоград

Заполнение табличной части документа:

Номенклатура: из Справочника Номенклатура

Ввод количества товара: вручную

Документ совершает проводку: Д41.4-К00

Ответственный за ввод: Главный бухгатер

К общему списку документов

11

Форма документа

Проверка правильности ввода: В ОСВ за дату ввода оборот по дебету счета 00 должены быть равен обороту по кредиту, а конечное сальдо должно отсутствовать.

Ввод остатков по кассе - Волгоград

Расположение: пункт меню «Документы – Ввод статков финансов».

Назначение: ввода сведений об остатках по кассе, необходимых для дальнейшего ведения учета.

Реквизиты шапки документа:

Подразделение: Волгоград

Вид остатка: по кассе

Заполнение табличной части документа:

Ввод остатка по кассе: вручную

Документ совершает проводку: Д50.4-К00

Ответственный за ввод: Главный бухгатер

К общему списку документов

Итак, главный бухгалтер ввел начальную информацию в программу (начальные остатки). Теперь можно переходить к регистрации текущих операций.

Эффективный контроль за денежными потоками, формирование оперативной и достоверной информации, регулирование взаиморасчетов – неотъемлемое условие благополучного существования современного предприятия.

Программа "Малина" содержит документы, необходимые для учета денежных средств предприятия: "Приход денег на счет", "Расход денег со счета", "Приходный кассовый ордер (ПКО)", "Расходный кассовый ордер (РКО)", "Платежное поручение".

Исходящие документы безналичных денежных платежей могут быть сформированы как в печатном, так и в электронном виде.
Денежные операции автоматически отражаются в бухгалтерском учете. При проведении документа будут автоматически сформированы проводки. В качестве даты проводок будет использована дата платежа.

Текущая работа с программой:
примеры работы в программе различных пользователей.

Пользователь ПРОДАВЕЦ

Рабочее место продавца

Итак, предприятие начало работать в программе. Оформление текущих продаж производит продавец, для которого было создано рабочее место, позволяющее оперативно подбирать товары и формировать необходимые документы. При этом от него не требуется углубленных навыков работы с компьютером и знания бухгалтерии.

№

Документ

Форма документа

Проверка документа

12

Форма документа

Проверка правильности ввода: в отчете "Товары в резерве" для склада каждого подразделения выведен список зарезервированных товаров с указанием номеров счетов, по которым была проведена операция.

Счет - Краснодар

Расположение: рабочее место Продавца.

Назначение: выписка счета покупателю, необходимого для дальнейшего резервирования выбранных товаров.

Реквизиты шапки документа:

Подразделение: Краснодар. Для Продавца Краснодара данное поле заполняется автоматически без возможности его изменения.

Покупатель: выбор из справочника Контрагенты. При этом для Продавца выводится информация о текущем балансе взаиморасчетов с ним.

Склад:склад товаров Краснодар (выбирается автоматически).

Категория цены: по умолчанию выводятся розничные цены. В дальнейшем руководство предприятия может создавать и другие категории цен (оптовые, мелкооптовые, сезонные скидки и пр.), которые будут доступны Продавцу для выбора.

Заполнение табличной части документа:

Подбор товара: из справочника Номенклатура. При этом продавцу доступна информация об остатках товаров и количестве товара, зарезервированного по уже выписанным счетам. Подобранный товар попадает в поле «Выбранные товары», где видна общая сумма выбранных товаров.

Формирование документа: При нажатии кнопки "Счет" происходит формирование документа Счет, который не формирует бухгалтерских проводки и только производит резервирование выбранных товаров.

Кроме этого Продавец может просто распечатать покупателю список выбранных товаров (кнопка "Печать") или оформить документ "Расходная накладная

Создать документ Расходная накладная также могут пользователи Менеджер и Главный бухгалтер. Кроме этого продавец может просто распечатать покупателю список выбранных товаров (кнопка "Печать") или оформить документ "Расходная накладная"

Ответственный за ввод: Продавец

К общему списку документов

13

Форма документа

Проверка правильности ввода: в карточке счета 62.1 отражены проводки Д62.1-К90.1 и Д50.1-К62.1, а в карточке счета 90.1 отражена проводка Д99.1-К90.1

Расходная накладная с оплатой за наличный расчет - Краснодар

Расположение: рабочее место Продавца.

Назначение: оформление продажи товаров покупателю при наличной форме оплаты.

Реквизиты шапки документа:

Подразделение: Краснодар. Для Продавца Краснодара данное поле заполняется автоматически без возможности его изменения.

Покупатель: выбор из справочника Контрагенты. При этом для Продавца выводится информация о текущем балансе взаиморасчетов с ним.

Склад:склад товаров Краснодар (выбирается автоматически).

Категория цены: по умолчанию выводятся розничные цены. В дальнейшем руководство предприятия может создавать и другие категории цен (оптовые, мелкооптовые, сезонные скидки и пр.), которые будут доступны Продавцу для выбора.

За наличный расход (сформировать ПКО): по умолчанию в этом поле установлена галка, т.е. автоматически будет формироваться ПКО для оформления наличного платежа. При снятой галке (отпуск товара без оплаты) ПКО формироваться не будет и возникнет задолженность покупателя.

Заполнение табличной части документа:

Подбор товара: из справочника Номенклатура. При этом продавцу доступна информация об остатках товаров и количестве товара, зарезервированного по уже выписанным счетам. Подобранный товар попадает в поле «Выбранные товары», где видна общая сумма выбранных товаров.

Формирование документа: При нажатии кнопки "Накладная" происходит формирование документа "Расходная накладная".

Документ совершает проводки: Д90.1-К41.1 Д62.1-К90.1 Д99.1-К90.1, т.е. производится списание выбранных товаров с склада подразделения Краснодар(счет 41.1), оформление продажи (счет продаж подразделения Краснодар 90.1) и формирование задолженности покупателя (счет 62.1), что в дальнейшем позволит вести полный учет как по всему предприятию в целом, так и в разрезе по данному подразделению. Также производится отнесение наценки на данный товар на финансовые результаты подразделения: Д99.1-К90.1

Автоматически создаваемый ПКО совершает проводки: Д50.1-К62.1 т.е. списывается задолженность покупателя (счет 62.1) после оплаты наличными в кассу (счет 50.1), что в дальнейшем позволит вести полный учет как по всему предприятию в целом, так и в разрезе по данному подразделению.

Кроме этого Продавец может просто распечатать покупателю список выбранных товаров (кнопка "Печать") или оформить документ "Расходная накладная

На основании созданной расходной накладной Продавец может автоматически сформировать приходный кассовый ордер (ПКО) для оплаты наличными (при заполненной отметке в поле «За наличный расчет – сформировать ПКО») или создать его после оформления накладной (кнопка «Создать на основании»), который будет привязан к данной накладной (доступ к нему всегда возможен через кнопку «Связанные документы».

Создать ПКО также могут пользователи Менеджер и Главный бухгалтер. Кроме этого продавец может просто распечатать покупателю список выбранных товаров (кнопка "Печать") или оформить документ "Счет"

Ответственный за ввод: Продавец

К общему списку документов

14

Форма документа

Проверка правильности ввода: в карточке счета 62.1 отражены проводка Д50.1-К62.1

ПКО по расходной накладной - Краснодар

На основании созданной расходной накладной Продавец может автоматически сформировать приходный кассовый ордер (ПКО) для оплаты наличными (при заполненной отметке в поле «За наличный расчет – сформировать ПКО») или создать его после оформления накладной (кнопка «Создать на основании»), который будет привязан к данной накладной (доступ к нему всегда возможен через кнопку «Связанные документы»).

Документ совершает проводки: Д50.1-К62.1 т.е. списывается задолженность покупателя (счет 62.1) после оплаты наличными в кассу (счет 50.1), что в дальнейшем позволит вести полный учет как по всему предприятию в целом, так и в разрезе по данному подразделению.

Создать документ Расходная накладная также могут пользователи Менеджер и Главный бухгалтер.

Ответственный за ввод: Продавец

К общему списку документов

15

Форма документа

Проверка правильности ввода: в карточке счета 90.1 отражены проводки Д62.1-К90.1, Д99.1-К90.1 и Д90.1-К41.1

Расходная накладная без формирования ПКО - Краснодар

Расположение: рабочее место Продавца.

Назначение: оформление продажи товаров покупателю без оплаты.

Реквизиты шапки документа:

Подразделение: Краснодар. Для Продавца Краснодара данное поле заполняется автоматически без возможности его изменения.

Покупатель: выбор из справочника Контрагенты. При этом для Продавца выводится информация о текущем балансе взаиморасчетов с ним.

Склад:склад товаров Краснодар (выбирается автоматически).

Категория цены: по умолчанию выводятся розничные цены. В дальнейшем руководство предприятия может создавать и другие категории цен (оптовые, мелкооптовые, сезонные скидки и пр.), которые будут доступны Продавцу для выбора.

За наличный расход (сформировать ПКО): по умолчанию в этом поле установлена галка, т.е. автоматически будет формироваться ПКО для оформления наличного платежа. При снятой галке (отпуск товара без оплаты) ПКО формироваться не будет и возникнет задолженность покупателя.

Заполнение табличной части документа:

Подбор товара: из справочника Номенклатура. При этом продавцу доступна информация об остатках товаров и количестве товара, зарезервированного по уже выписанным счетам. Подобранный товар попадает в поле «Выбранные товары», где видна общая сумма выбранных товаров.

Формирование документа: При нажатии кнопки "Накладная" происходит формирование документа "Расходная накладная".

Документ совершает проводки: Д90.1-К41.1 Д62.1-К90.1 Д99.1-К90.1, т.е. производится списание выбранных товаров с склада подразделения Краснодар(счет 41.1), оформление продажи (счет продаж подразделения Краснодар 90.1) и формирование задолженности покупателя (счет 62.1), что в дальнейшем позволит вести полный учет как по всему предприятию в целом, так и в разрезе по данному подразделению. Также производится отнесение наценки на данный товар на финансовые результаты подразделения: Д99.1-К90.1

Кроме этого Продавец может просто распечатать покупателю список выбранных товаров (кнопка "Печать") или оформить документ "Расходная накладная".

На основании созданной расходной накладной Продавец может автоматически сформировать приходный кассовый ордер (ПКО) для оплаты наличными (при заполненной отметке в поле «За наличный расчет – сформировать ПКО») или создать его после оформления накладной (кнопка «Создать на основании»), который будет привязан к данной накладной (доступ к нему всегда возможен через кнопку «Связанные документы».

При безналичной оплате покупателя бухгалтер формирует документ «Приход денег на счет».

Создать документ Расходная накладная также могут пользователи Менеджер и Главный бухгалтер. Кроме этого продавец может просто распечатать покупателю список выбранных товаров (кнопка "Печать") или оформить документ "Счет"

Ответственный за ввод: Продавец

К общему списку документов

Пользователь МЕНЕДЖЕР

Рабочее место Менеджера

Итак, предприятие начало работать в программе. Оформление текущих продаж производит продавец, а для менеджера предприятия было создано рабочее место, позволяющее проводить следующие документы: Авансовые отчеты, Заказы поставщикам, Инвентаризация, Перемещения, ПКО, РКО, Приходные и Расходные накладные, Снятие с резерва, Списания, Счета..
В большинстве случаев документы Расходная накладная, Счет и ПКО формирует Продавец, но Менеджеру также дана возможность работы с ними. Основная задача Менеджера - управление расходами подразделения: заказ товаров поставщикам; оформление поступления и списания товаров, малоценки и хозрасходов; оформление отгрузок товаров другим подразделениям; учет результатов инвентаризации; оформление наличной оплаты поставщикам; контроль за резервированием товаров.

№

Документ

Форма документа

Проверка документа

16

Форма документа

Проверка правильности ввода: из карточки по счету 41.1 видно, что производится помещениее указанных товаров на склад товаров подразделения Краснодар(счет 41.1) и формирование задолженности предприятия перед поставщиком (счет 60.1)

Приходная накладная без оплаты - Краснодар

Расположение: пункт меню «Документы – Приходная накладная».

Назначение: оформление ппоступления товаров от поставщика без оплаты.

Реквизиты шапки документа:

Вид прихода: закупка (еще есть варианты выбора: Возврат от покупателя и Расходы на продажу)

Подразделение: Краснодар. Для Менеджера Краснодара данное поле заполняется автоматически без возможности его изменения.

Склад: склад товаров Краснодар. Менеджеру Краснодара доступны только склады его подразделения.

Поставщик: выбор из справочника Контрагенты.

Заполнение табличной части документа:

Подбор товара: из справочника Номенклатура. При поступлении товара, на который нет карточки в справочнике Номекнклатура, Менеджер может не выходя из работы с документом создать карточку на новый товар.

После выбора товара автоматически в поле Количество устанвливается значение "1", которое можно заме5нить на необходимое, и автоматически заполняется поле Цена в соответствии с информацией из карточки товара. Также автоматически заполняется поле Сумма (произведение Количества на Цену).

Формирование документа: При нажатии кнопки "Провести" происходит формирование документа "Приходная накладная".

Документ совершает проводки: Д41.1-К60.1 т.е. производится помещение указанных товаров на склад товаров подразделения Краснодар(счет 41.1) и формирование задолженности предприятия перед поставщиком (счет 60.1), что в дальнейшем позволит вести полный учет как по всему предприятию в целом, так и в разрезе по данному подразделению.

При необходимости произвести оплату за поставленный товар наличными Менеджер при нажатии кнопки "Создать на основании" получает возможность сформировать Расходный кассовый ордер (РКО) с автоматическим заполнением необходимых полей данными из приходной накладной.

При безналичной оплате поставщику бухгалтер формирует документ «Расход денег со счета».

Создать документ Приходная накладная также может пользователь Главный бухгалтер.

Ответственный за ввод: Менеджер

К общему списку документов

17

Форма документа

Проверка правильности ввода: в карточке счета 60.1 сформированы записи о размещении указанных товаров на склад товаров подразделения Краснодар(счет 41.1) и формирование задолженности предприятия перед поставщиком (счет 60.1), а также о выдаче наличных из кассы подразделения Краснодар (счет 50.1) и списании задолженности перед поставщиком (счет 60.1) .

Приходная накладная с наличной оплатой - Краснодар

Работа с документом аналогична предыдущему примеру (Приходная накладная с наличной оплатой).

При необходимости произвести оплату за поставленный товар наличными Менеджер при нажатии кнопки "Создать на основании" получает возможность сформировать Расходный кассовый ордер (РКО) с автоматическим заполнением необходимых полей данными из приходной накладной.

Документ совершает проводки:
Д41.1-К60.1 - по приходной накладной,
т.е. производится размещение указанных товаров на склад товаров подразделения Краснодар(счет 41.1) и формирование задолженности предприятия перед поставщиком (счет 60.1), что в дальнейшем позволит вести полный учет как по всему предприятию в целом, так и в разрезе по данному подразделению.
Д60.1-К50.1 - по РКО,
т.е. производится выдача наличных из кассы подразделения Краснодар (счет 50.1) и списывается задолженность перед поставщиком (счет 60.1), что в дальнейшем позволит вести полный учет как по всему предприятию в целом, так и в разрезе по данному подразделению.

При безналичной оплате поставщику бухгалтер формирует документ «Расход денег со счета».

Создать документ Приходная накладная также может пользователь Главный бухгалтер.

Ответственный за ввод: Менеджер

К общему списку документов

18

Форма документа

Проверка правильности ввода: формирование проводок в ОСВ и анализ Карточки счета 50.1 (касса Краснодар)

Расходный кассовый ордер (РКО) - Краснодар

Расположение: пункт меню «Документы – Расходный кассовый ордер».

Назначение: оформление оплаты наличными поставщику.

Реквизиты шапки документа:

Операция: Расчеты с поставщиками (еще есть варианты выбора: Расчеты с подотчетными лицами, Расчеты с учредителями, Расчеты с банком, Расчеты по налогам, Расчеты с торговыми представителями)

Подразделение: Краснодар. Для Менеджера Краснодара данное поле заполняется автоматически без возможности его изменения.

Заполнение табличной части документа:

Поставщик: выбор из справочника Контрагенты (для удобства при выборе вида Операции Расчеты с поставщиками пользователь выбирает контрагента не из всего справочника Контрагенты, где он может ошибиться с выбором, а ему для выбора предоставляются только Поставщики.

Формирование документа: После ввода суммы при нажатии кнопки "Провести" происходит формирование документа "РКО".

Документ совершает проводки: Д60.1-К50.1 т.е. производится выдача наличных из кассы подразделения Краснодар (счет 50.1) и списывается задолженность перед поставщиком (счет 60.1), что в дальнейшем позволит вести полный учет как по всему предприятию в целом, так и в разрезе по данному подразделению.

Создать документ Приходная накладная также может пользователь Главный бухгалтер.

Ответственный за ввод: Менеджер

К общему списку документов

19

Форма документа

Проверка правильности ввода: в отчете "Товары в резерве" для склада каждого подразделения выведен список зарезервированных товаров с указанием номеров счетов, по которым была проведена операция.

Снятие товаров с резерва - Краснодар

Расположение: пункт меню «Документы – Снятие с резерва».

Назначение: снятие товаров с резерва, произведенное ранее выписанными счетами.

Реквизиты шапки документа:

Подразделение: Краснодар. Для Менеджера Краснодара данное поле заполняется автоматически без возможности его изменения.

Заполнение табличной части документа:

Документ: выбор из журнала Счета необходимого счета, по которому было произведено резервирование товаров.

После выбора товара автоматически в поле Количество устанвливается значение "1", которое можно заме5нить на необходимое, и автоматически заполняется поле Цена в соответствии с информацией из карточки товара. Также автоматически заполняется поле Сумма (произведение Количества и Цены).

Формирование документа: При нажатии кнопки "Провести" происходит формирование документа "Снятие с резерва".

Документ не совершает проводок.

Создать документ Снятие с резерва также может пользователь Главный бухгалтер.

Ответственный за ввод: Менеджер

К общему списку документов

20

Форма документа

Проверка правильности ввода: в оборотно-сальдовой ведомости и в карточке счета 41.1 отражается формирование проводок по факту перемещения товаров со склада Краснодар (счет 41.1) на склад товаров Ростов (счет 41.2).

Перемещение товаров со склада Краснодар на склад Ростов

Расположение: пункт меню «Документы – Перемещения».

Назначение: перемещение товаров между складами предприятия.

Реквизиты шапки документа:

Склад источник: Краснодар. Для Менеджера Краснодара данное поле заполняется автоматически.

Склад получатель: Ростов. Выбор складов товаров подразделений предприятия.

Заполнение табличной части документа:

Наименование: выбор из справочника Номенклатура товаров для перемещения. При этом Менеджер видит, какое количество выбранного товара на текущую дату находится в резерве, что дает ему возможность при необходимости произвести снятие с резерва

Формирование документа: При нажатии кнопки "Провести" происходит формирование документа "Перемещение".

Документ совершает проводки: списывает товары со счета 41.1 (склад товаров Краснодар) на счет 41.2 (склад товаров Ростов).

Создать документ Перемещение также может пользователь Главный бухгалтер.

Ответственный за ввод: Менеджер

К общему списку документов

21

Форма документа

Проверка правильности ввода: в оборотно-сальдовой ведомости и в карточке счета 41.1 отражается формирование проводок по факту перемещения товаров со склада Краснодар (счет 41.1) на склад товаров Сочи (счет 41.3).

Перемещение товаров со склада Краснодар на склад Сочи

Расположение: пункт меню «Документы – Перемещения».

Назначение: перемещение товаров между складами предприятия.

Реквизиты шапки документа:

Склад источник: Краснодар. Для Менеджера Краснодара данное поле заполняется автоматически.

Склад получатель: Сочи. Выбор складов товаров подразделений предприятия.

Заполнение табличной части документа:

Наименование: выбор из справочника Номенклатура товаров для перемещения. При этом Менеджер видит, какое количество выбранного товара на текущую дату находится в резерве, что дает ему возможность при необходимости произвести снятие с резерва

Формирование документа: При нажатии кнопки "Провести" происходит формирование документа "Перемещение".

Документ совершает проводки: списывает товары со счета 41.1 (склад товаров Краснодар) на счет 41.3 (склад товаров Сочи).

Создать документ Перемещение также может пользователь Главный бухгалтер.

Ответственный за ввод: Менеджер

К общему списку документов

22

Форма документа

Проверка правильности ввода: в оборотно-сальдовой ведомости и в карточке счета 41.1 отражается формирование проводок по факту перемещения товаров со склада Краснодар (счет 41.1) на склад товаров Волгоград (счет 41.4).

Перемещение товаров со склада Краснодар на склад Волгоград

Расположение: пункт меню «Документы – Перемещения».

Назначение: перемещение товаров между складами предприятия.

Реквизиты шапки документа:

Склад источник: Краснодар. Для Менеджера Краснодара данное поле заполняется автоматически.

Склад получатель: Волгоград. Выбор складов товаров подразделений предприятия.

Заполнение табличной части документа:

Наименование: выбор из справочника Номенклатура товаров для перемещения. При этом Менеджер видит, какое количество выбранного товара на текущую дату находится в резерве, что дает ему возможность при необходимости произвести снятие с резерва

Формирование документа: При нажатии кнопки "Провести" происходит формирование документа "Перемещение".

Документ совершает проводки: списывает товары со счета 41.1 (склад товаров Краснодар) на счет 41.4 (склад товаров Волгоград).

Создать документ Перемещение также может пользователь Главный бухгалтер.

Ответственный за ввод: Менеджер

К общему списку документов

23

Форма документа

Дополнительная информация: в оборотно-сальдовой ведомости и в карточке счета 41.1 отражается формирование проводок по факту списания товаров со склада Краснодар (счет 41.1) на убытки подразделения Краснодар (счет 99.1), которые также учитываются при формировании прибыли\убытков всего предприятия (счет 99).

Списание товаров со склада Краснодар

Расположение: пункт меню «Документы – Списания».

Назначение: списание товаров со склада предприятия (брак, порча, недостача и т.п.).

Реквизиты шапки документа:

Подразделение: Краснодар. Для Менеджера Краснодара данное поле заполняется автоматически без возможности его изменения.

Склад : склад товаров Краснодар. Для Менеджера Краснодара данное поле заполняется автоматически, но также есть возможность выбора склада Малоценки и склада Хозрасходов для списания соответствующей номенклаьуры.

Заполнение табличной части документа:

Наименование: выбор из справочника Номенклатура товаров для списания.

Формирование документа: При нажатии кнопки "Провести" происходит формирование документа "Списание.

Документ совершает проводку Д99.1-К41.1

Создать документ Списание также может пользователь Главный бухгалтер.

Ответственный за ввод: Менеджер

К общему списку документов

24

Форма документа

Дополнительная информация: в Аналитических отчетах есть отчет Анализ лимита остатков, в котором представлены лимиты остатков товаров, введенные в карточки товаров, цена товаров и общая сумма. Отчет наглядно дает представление о сумме финансов, "замороженных" для поддержания необходимых товарных запасов на складах.

Так как на данном предприятии централизованное снабжение всех подразделений, то нет необходимости создавать Заказ поставщику для отдельного подразделения. При необходимости возможно реализовать формирование Заказов поставщикам и для каждого подразделения отдельно.

Заказ поставщику

Расположение: пункт меню «Документы – Заказ поставщику».

Назначение: автоматическое формирование заказов поставщикам исходя из анализа лимитов остатков товаров.

Реквизиты шапки документа:

Подразделение: Краснодар. Для Менеджера Краснодара данное поле заполняется автоматически без возможности его изменения.

Поставщик : выбирается из справочника Контрагенты.

Заполнение табличной части документа:

Заполнить : происходит автоматическое заполнение полей Лимит (вводится при заполнении карточек товаров), Остаток (общее количество данного товара по всем складам), Потребность (разница между Лимитом и Остатком), Цена (учетная цена единицы товара), Сумма (общая сумма товаров, которые необходимо приобрести для поддержания выбранного лимита остатка), Осн.поставщик (основной поставщик, у которого приобретается данный товар). Заполнение происходит только для тех товаров, у которых фактический остаток меньше введенного в карточке товара лимита остатка.

Наименование: автоматическое заполнение из справочника Номенклатура.

Формирование документа: Автоматически сформированный список можно корректировать путем удаления определенных товаров или изменения количества заказываемого товара. Если в поле Поставщик не будет сделан выбор, то будут выведены все товары, у которых остаток меньше введенного лимита. При выборе конкретного Поставщика будут выведены только те товары, в карточках которых в качестве Основного поставщика указан именно этот поставщик. Окончательное формирование документа возможно только при выборе какого-либо поставщика. При нажатии кнопки "Провести" происходит формирование документа "Заказ поставщику".

Документ не совершает проводки. Предназначен для отсылки заказа поставщику.

Создать документ Списание также может пользователь Главный бухгалтер.

Ответственный за ввод: Менеджер

К общему списку документов

25

Форма документа

Проверка правильности ввода: анализ списания недостачи и оприходывания излишков в ОСВ и карточке счета 41.1

Инвентаризация

Расположение: пункт меню «Документы – Инвентаризация».

Назначение: автоматическое формирование остатков товаров для их корректировки по результатам инвентаризации с автоматическим проведением списания или оприходывания.

Реквизиты шапки документа:

Подразделение: Краснодар. Для Менеджера Краснодара данное поле заполняется автоматически без возможности его изменения.

Склад: для пользователя Менеджер по умолчанию выбирается Склад товаров Краснодар. Для учета результатов инвентаризации Пользователь также может выбрать склад малоценки или склад хозрасходов.

Заполнение табличной части документа:

Подбор: Менеджер может выбрать несколько товаров из справочника Номенклатура, по которому была проведена инвентаризация на выбранном складе.

Заполнить по складу: при этом автоматически выводится информация об остатках всей номенклатуры на выбранном складе.

Наименование: автоматическое или ручное заполнение из справочника Номенклатура.

Формирование документа: После нажатия кнопок Подбор или Заполнение происходит автоматическое заполнение полей: в поле Кол-во заносится "книжное" количество элемента номенклатуры (соотвествующее введенным ранее документам), в поле Сумма заносится общая сумма выбранного элемента номенклатуры в учетных ценах, в поле Кол-во факт также заносятся "книжные" остатки, которые Менеджер может корретировать по данным проведенной инвентаризации, в поле Сумма факт. заносится сумма остатков товаров с учетом проведенной корректировки. При этом для удобства во всех полях элементов номенклатуры, у которых после корректировки фактический остаток отличается от "книжного", используется текст красного цвета.

Документ совершает проводки: при наличии недостачи: Д99.1-К41.1 списание недостачи на складе товаров Краснодар со счета 41.1 на убытки подразделения Краснодар по счету 99.1 (что также будет учтено в убытках всего предприятия в целом на счете 99)
при выявлении излишков: Д41.1-К99.1 поступление товара на склад товаров Краснодар (счет 41.1) за счет прибыли подразделения Краснодар по счету 99.1 (что также будет учтено в прибыли всего предприятия в целом на счете 99)

В соответствии с пунктом 250 НК, выявленные в результате инвентаризации излишки должны быть включены во внереализационные доходы компании (счет 91), и в дальнейшем списать в убытки можно будет не всю рыночную стоимость оприходованных ценностей, а только сумму налога на прибыль, уплаченную в связи с найденным запасом. Но, по согласованию с главным бухгалтером предприятия, текущее оприходывание излишков было оформлено через счет 99, с дальнейшим "ручным" учетом реализации излишков.

Создать документ Списание также может пользователь Главный бухгалтер.

Ответственный за ввод: Менеджер

К общему списку документов

Пользователь ФИЛИАЛ

Рабочие места пользователей из филиалов, находящихся в Ростове, Сочи и Волгограде, устроены также, как рабочее Менеджера (Краснодар), но имеет ряд особенностей:
- по умолчанию в окне выбора Подразделение выбрано соответствующее подразделение, которое пользователь изменить не может,
- по условиям работы предприятия филиалы не занимается закупкой товаров, получая их от головного подразделения по документам Перемещение. Но филиалы могут самостоятельно приобретать малоценку и хозрасходы, учитываемые при выведении прибыли как самого филиала, так и всего предприятия в целом;
филиалы не имеют собственных расчетных счетов, используя при безналичной оплате за товары платежные реквизиты предприятия, с дальнейшим отнесением поступившей оплаты в зачет своего подразделения. У каждого филиала есть касса, сводимая в общую кассу предприятияю
- пользователю Филиал при оформлении продаж и закупок доступны только его собственные склады. Но Филиал может произвести Перемещения товаров со своего склада на склад как головного предприятия, так и склады других подразделений.
- пользователю Филиал доступны только те документы, в которых есть движения, связанные с данным филиалом.

Рассмотрим работу филиалов при внедрении программы на примере подразделения Ростов

№

Документ

Форма документа

Проверка документа

26

Форма документа

Проверка правильности ввода: в отчете "Товары в резерве" для склада подразделения Ростов выведен список зарезервированных товаров с указанием номеров счетов, по которым была проведена операция.

Счет - Ростов

Расположение: рабочее место Продавца пользователя Филиал Ростов.

Назначение: выписка счета покупателю, необходимого для дальнейшего резервирования выбранных товаров.

Реквизиты шапки документа:

Подразделение: Ростов. Для Продавца Ростова данное поле заполняется автоматически без возможности его изменения.

Покупатель: выбор из справочника Контрагенты. При этом для Продавца выводится информация о текущем балансе взаиморасчетов с ним.

Склад:склад товаров Ростов (выбирается автоматически).

Категория цены: по умолчанию выводятся розничные цены. В дальнейшем руководство предприятия может создавать и другие категории цен (оптовые, мелкооптовые, сезонные скидки и пр.), которые будут доступны Продавцу для выбора.

Заполнение табличной части документа:

Подбор товара: из справочника Номенклатура. При этом продавцу доступна информация об остатках товаров и количестве товара, зарезервированного по уже выписанным счетам. Подобранный товар попадает в поле «Выбранные товары», где видна общая сумма выбранных товаров.

Формирование документа: При нажатии кнопки "Счет" происходит формирование документа Счет, который не формирует бухгалтерских проводки и только производит резервирование выбранных товаров.

Кроме этого Продавец может просто распечатать покупателю список выбранных товаров (кнопка "Печать") или оформить документ "Расходная накладная

Создать документ Счеи также могут пользователи Менеджер Ростов и Главный бухгалтер. Кроме этого продавец может просто распечатать покупателю список выбранных товаров (кнопка "Печать") или оформить документ "Расходная накладная"

27

Форма документа

Проверка правильности ввода:

Расходная накладная с оплатой за наличный расчет - Ростов

Расположение: рабочее место продавца Филиала Ростов.

Назначение: оформление продажи товаров покупателю при наличной форме оплаты.

Реквизиты шапки документа:

Подразделение: Ростов. Для Продавца Филиал Ростов данное поле заполняется автоматически без возможности его изменения.

Покупатель: выбор из справочника Контрагенты. При этом для Продавца выводится информация о текущем балансе взаиморасчетов с ним.

Склад:склад товаров Ростов (выбирается автоматически).

Категория цены: по умолчанию выводятся розничные цены. В дальнейшем руководство предприятия может создавать и другие категории цен (оптовые, мелкооптовые, сезонные скидки и пр.), которые будут доступны Продавцу для выбора.

За наличный расход (сформировать ПКО): по умолчанию в этом поле установлена галка, т.е. автоматически будет формироваться ПКО для оформления наличного платежа. При снятой галке (отпуск товара без оплаты) ПКО формироваться не будет и возникнет задолженность покупателя.

Заполнение табличной части документа:

Подбор товара: из справочника Номенклатура. При этом продавцу доступна информация об остатках товаров и количестве товара, зарезервированного по уже выписанным счетам. Подобранный товар попадает в поле «Выбранные товары», где видна общая сумма выбранных товаров.

Формирование документа: При нажатии кнопки "Накладная" происходит формирование документа "Расходная накладная".

Документ совершает проводки: Д90.2-К41.2 Д62.2-К90.2 Д50.2-K62.2 Д90.2-К99.2, т.е. производится списание выбранных товаров с склада подразделения Ростов(счет 41.2), оформление продажи (счет продаж подразделения Ростов 90.2) и формирование задолженности покупателя (счет 62.2), списание задолженности покупателя после оплаты наличными в кассу подразделения Ростов (счет 50.2), что в дальнейшем позволит вести полный учет как по всему предприятию в целом, так и в разрезе по данному подразделению. Формирование проводки, относящей факт данной продажи на финансовые результаты подразделения Ростов (счет 99.2) позволяет увидеть, что в результате операции образовалась прибыль (600 руб).

Кроме этого Продавец может просто распечатать покупателю список выбранных товаров (кнопка "Печать") или оформить документ "Счет"

На основании созданной расходной накладной Продавец может не формировать приходный кассовый ордер (ПКО) для оплаты наличными (при снятии отметки в поле «За наличный расчет – сформировать ПКО») или создать его после оформления накладной (кнопка «Создать на основании»), который будет привязан к данной накладной (доступ к нему всегда возможен через кнопку «Связанные документы».

Пользователь Филиал Ростов создать расходную накладную и ПКО также могут в своем бэк-офисе Филиал Ростов, а также пользовательГлавный бухгалтер.

Ответственный за ввод: Филиал Ростов

К общему списку документов

28

Форма документа

Проверка правильности ввода: пользователь Филиал Ростов: Типовые отчеты > Карточка Товаров: отражено списание товаров со склада по учетным ценам;

Расходная накладная без формирования ПКО - Ростов

Расположение: рабочее место Продавца Филиала Ростов.

Назначение: оформление продажи товаров покупателю без оплаты.

Реквизиты шапки документа:

Подразделение: Ростов. Для Продавца Филиала Росто данное поле заполняется автоматически без возможности его изменения.

Покупатель: выбор из справочника Контрагенты. При этом для Продавца выводится информация о текущем балансе взаиморасчетов с ним.

Склад:склад товаров Ротсов (выбирается автоматически).

Категория цены: по умолчанию выводятся розничные цены. В дальнейшем руководство предприятия может создавать и другие категории цен (оптовые, мелкооптовые, сезонные скидки и пр.), которые будут доступны Продавцу для выбора.

За наличный расход (сформировать ПКО): по умолчанию в этом поле установлена галка, т.е. автоматически будет формироваться ПКО для оформления наличного платежа. При снятой галке (отпуск товара без оплаты) ПКО формироваться не будет и возникнет задолженность покупателя.

Заполнение табличной части документа:

Подбор товара: из справочника Номенклатура. При этом продавцу доступна информация об остатках товаров и количестве товара, зарезервированного по уже выписанным счетам. Подобранный товар попадает в поле «Выбранные товары», где видна общая сумма выбранных товаров.

Формирование документа: При нажатии кнопки "Накладная" происходит формирование документа "Расходная накладная".

Документ совершает проводки: Д90.2-К41.2 Д62.2-К90.2 Д90.2-К99.2, т.е. производится списание выбранных товаров с склада подразделения Ростов(счет 41.2), оформление продажи (счет продаж подразделения Ростов 90.2) и формирование задолженности покупателя (счет 62.2), что в дальнейшем позволит вести полный учет как по всему предприятию в целом, так и в разрезе по данному подразделению. Формирование проводки, относящей факт данной продажи на финансовые результаты подразделения Ростов (счет 99.2) позволяет увидеть, что в результате операции образовалась прибыль (600 руб).

Кроме этого Продавец может просто распечатать покупателю список выбранных товаров (кнопка "Печать") или оформить документ "Расходная накладная

На основании созданной расходной накладной Продавец может автоматически сформировать приходный кассовый ордер (ПКО) для оплаты наличными (при заполненной отметке в поле «За наличный расчет – сформировать ПКО») или создать его после оформления накладной (кнопка «Создать на основании»), который будет привязан к данной накладной (доступ к нему всегда возможен через кнопку «Связанные документы».

При безналичной оплате покупателя бухгалтер формирует документ «Приход денег на счет».

Пользователь Филиал Ростов создать расходную накладную и ПКО также могут в своем бэк-офисе Филиал Ростов, а также пользовательГлавный бухгалтер.

Ответственный за ввод: Продавец Филиала Ростов

К общему списку документов

29

Форма документа

Проверка правильности ввода: в оборотно-сальдовой ведомости и в карточке счета 41.1 отражается формирование проводок по факту перемещения товаров со склада Краснодар (счет 41.1) на склад товаров Ростов (счет 41.2).

Поступление товаров

Так как на данном предприятии закупкой товаров занимается только головоное предприятие (Краснодар), то товары в подразделение Ростов поступают по документу Перемещение товаров со склада Краснодар на склад Ростов, который создается пользователем Менеджер (Краснодар). Филиал может также переместить товары в любое другое подразделение.

Расположение: пункт меню «Документы – Перемещения».

Назначение: перемещение товаров между складами предприятия.

Реквизиты шапки документа:

Склад источник: Краснодар. Для Менеджера Краснодара данное поле заполняется автоматически.

Склад получатель: Ростов. Выбор складов товаров подразделений предприятия.

Заполнение табличной части документа:

Наименование: выбор из справочника Номенклатура товаров для перемещения. При этом Менеджер видит, какое количество выбранного товара на текущую дату находится в резерве, что дает ему возможность при необходимости произвести снятие с резерва

Формирование документа: При нажатии кнопки "Провести" происходит формирование документа "Снятие с резерва".

Документ не совершает проводок.

Создать документ Перемещение также может пользователь Главный бухгалтер.

Ответственный за ввод: Менеджер (Краснодар)

К общему списку документов

30

Форма документа

Проверка правильности ввода: в отчете "Товары в резерве" для склада каждого подразделения выведен список зарезервированных товаров с указанием номеров счетов, по которым была проведена операция.

Снятие товаров с резерва - Ростов

Расположение: пункт меню «Документы – Снятие с резерва».

Назначение: снятие товаров с резерва, произведенное ранее выписанными счетами.

Реквизиты шапки документа:

Подразделение: Ростов. Для Филиала Ростов данное поле заполняется автоматически без возможности его изменения.

Заполнение табличной части документа:

Документ: выбор из журнала Счета необходимого счета, по которому было произведено резервирование товаров.

После выбора товара автоматически в поле Количество устанвливается значение "1", которое можно заме5нить на необходимое, и автоматически заполняется поле Цена в соответствии с информацией из карточки товара. Также автоматически заполняется поле Сумма (произведение Количества и Цены).

Формирование документа: При нажатии кнопки "Провести" происходит формирование документа "Снятие с резерва".

Документ не совершает проводок.

Создать документ Снятие с резерва также может пользователь Главный бухгалтер.

Ответственный за ввод: Филиал Ростов

К общему списку документов

31

Форма документа

Проверка правильности ввода: в оборотно-сальдовой ведомости и в карточке счета 41.2 отражается формирование проводок по факту перемещения товаров со склада Ростов (счет 41.2) на склад товаров Краснодар (счет 41.1).

Перемещение товаров (пример: со склада Ростов на склад Краснодар)

Расположение: пункт меню «Документы – Перемещения».

Назначение: перемещение товаров между складами предприятия.

Реквизиты шапки документа:

Склад источник: Ростов. Для Филиала Ростов данное поле заполняется автоматически.

Склад получатель: Краснодар. Выбор складов товаров подразделений предприятия.

При необходимости возможно также перемещение товаров на склады других подразделений.

Заполнение табличной части документа:

Наименование: выбор из справочника Номенклатура товаров для перемещения. При этом пользователь видит, какое количество выбранного товара на текущую дату находится в резерве, что дает ему возможность при необходимости произвести снятие с резерва

Формирование документа: При нажатии кнопки "Провести" происходит формирование документа "Перемещение".

Документ совершает проводки: списывает товар со счета 41.2 (склад товаров Ростов) на счет 41.1 (склад товаров Краснодар).

Создать документ Перемещение также может пользователь Главный бухгалтер.

Ответственный за ввод: Филиал Ростов

К общему списку документов

32

Форма документа

Дополнительная информация: в оборотно-сальдовой ведомости и в карточке счета 41.2 отражается формирование проводок по факту списания товаров со склада Ростов (счет 41.2) на убытки подразделения Ростов (счет 99.2), которые также учитываются при формировании прибыли\убытков всего предприятия (счет 99).

Списание товаров со склада Ростов

Расположение: пункт меню «Документы – Списания».

Назначение: списание товаров со склада предприятия (брак, порча, недостача и т.п.).

Реквизиты шапки документа:

Подразделение: Ростов. Для Филиала Ростов данное поле заполняется автоматически без возможности его изменения.

Склад : склад товаров Ростов. Для Филиала Ростов данное поле заполняется автоматически, но также есть возможность выбора склада Малоценки и склада Хозрасходов для списания соответствующей номенклаьуры.

Заполнение табличной части документа:

Наименование: выбор из справочника Номенклатура товаров для списания.

Формирование документа: При нажатии кнопки "Провести" происходит формирование документа "Списание.

Документ совершает проводку: Д99.2-К41.2

Создать документ Списание также может пользователь Главный бухгалтер.

Ответственный за ввод: Филиал Ростов

К общему списку документов

33

Форма документа

Анализ списания недостачи и оприходывания излишков через ОСВ и карточку счета 41.2

Инвентаризация

Расположение: пункт меню «Документы – Инвентаризация».

Назначение: автоматическое формирование остатков товаров для их корректировки по результатам инвентаризации с автоматическим проведением списания или оприходывания.

Реквизиты шапки документа:

Подразделение: Ростов. Для Филиала Ростов данное поле заполняется автоматически без возможности его изменения.

Склад: для пользователя Менеджер по умолчанию выбирается Склад товаров Ростов. Для учета результатов инвентаризации Пользователь также может выбрать склад малоценки или склад хозрасходов.

Заполнение табличной части документа:

Подбор: Пользователь может выбрать несколько товаров из справочника Номенклатура, по которому была проведена инвентаризация на выбранном складе.

Заполнить по складу: при этом автоматически выводится информация об остатках всей номенклатуры на выбранном складе.

Наименование: автоматическое или ручное заполнение из справочника Номенклатура.

Формирование документа: После нажатия кнопок Подбор или Заполнение происходит автоматическое заполнение полей: в поле Кол-во заносится "книжное" количество элемента номенклатуры (соотвествующее введенным ранее документам), в поле Сумма заносится общая сумма выбранного элемента номенклатуры в учетных ценах, в поле Кол-во факт также заносятся "книжные" остатки, которые Менеджер может корретировать по данным проведенной инвентаризации, в поле Сумма факт. заносится сумма остатков товаров с учетом проведенной корректировки. При этом для удобства во всех полях элементов номенклатуры, у которых после корректировки фактический остаток отличается от "книжного", используется текст красного цвета.

Документ совершает проводки: при наличии недостачи: Д99.2-К41.2 списание недостачи на складе товаров Ростов со счета 41.2 на убытки подразделения Ростов по счету 99.2 (что также будет учтено в убытках всего предприятия в целом на счете 99)
при выявлении излишков: Д41.2-К99.2 поступление товара на склад товаров Ростов (счет 41.2) за счет прибыли подразделения Ростов по счету 99.2 (что также будет учтено в прибыли всего предприятия в целом на счете 99). В данном документе была отражена только недостача.

В соответствии с пунктом 250 НК, выявленные в результате инвентаризации излишки должны быть включены во внереализационные доходы компании (счет 91), и в дальнейшем списать в убытки можно будет не всю рыночную стоимость оприходованных ценностей, а только сумму налога на прибыль, уплаченную в связи с найденным запасом. Но, по согласованию с главным бухгалтером предприятия, текущее оприходывание излишков было оформлено через счет 99, с дальнейшим "ручным" учетом реализации излишков.

Создать документ Списание также может пользователь Главный бухгалтер.

Ответственный за ввод: Филиал Ростов

К общему списку документов

В ходе внедрения программы аналогичные документы были сформированы подразделениями Сочи и Волгоград.

Кроме оформления документов, связанных с продажей товаров, сотрудники подразделений предприятия осуществляли оформление приобретения малоценки, хозрасходов, а также текущих общехозяйственных расходов, а также их списание..

Пользователь МЕНЕДЖЕР

34

Форма документа

Анализ проведения приобретения хозрасходов документом Авансовый отчет на примере карточки счета 10.2.1

Анализ проведения приобретения малоценки документом Авансовый отчет на примере карточки счета 10.3.1

Анализ проведения приобретения товаров документом Авансовый отчет на примере карточки счета 41.1

Анализ оформления расходов на продажу документом Авансовый отчет на примере карточки счета 44.1

Авансовый отчет

Расположение: пункт меню «Документы – Авансовый отчет.

Назначение: Оформление приобретения сотрудниками предприятия хозрасходов, малоценки, товаров, а также оплаты ими различных общехозяйствееных затрат.

Реквизиты шапки документа:

Сотрудник: Выбор сотрудника предприятия из справочника Сотрудники.

Баланс: информационное поле, в которое автоматически выводится текущий баланс взаиморасчетов сотрудника с предприятием на момент оформления документа.

Заполнение табличной части документа:

Подразделение: выбор подразделения определяется авторизацией пользователя. В данном случае пользователь Менеджер закреплен за подразделением Краснодар в данном поле автоматически выбирается Краснодар

Наименование: выбор хозрасходов, малоценки, товаров, налогов, расходов на продажу из справочника Номенклатура.

Склад: выбор склада, на который помещается соответствующий элемент Номенклатуры. В случае, если пользователь не прикреплен к конкретному подразделению (например, снабженец, обслуживающий все подразделения предприятия), то возможно оприходывание на склады различных подразделений.

Документ совершает проводки:
при оформлении хозрасходов: Д10.2.1-К71.1 списание с подотчетного лица подразделения (счет 71.1) приобретенных хозрасходов и учет их на складе хозрасходов подразделения(счет 10.2.1)
при оформлении малоценки: Д10.3.1-К71.1 списание с подотчетного лица подразделения (счет 71.1) приобретенной малоценки и учет ее на складе малоценки подразделения(счет 10.3.1)
при оформлении товаров: Д41.1-К71.1 списание с подотчетного лица подразделения (счет 71.1) приобретенных товаров и учет их на складе товаров подразделения(счет 41.1)
при оформлении расходов на продажу: Д44.1-К71.1 списание с подотчетного лица подразделения (счет 71.1) стоимости расходов на продажу и учет их на счете 44.1, а также проводку Д99.1-К44.1 относящую данные расходы на убытки подразделения, что позволит в дальнейшем (например при анализе прибыли подразделения) отнести данные расходы именно к этому подразделению,

Создать документ Списание также может пользователь Главный бухгалтер.

Ответственный за ввод: Менеджер

К общему списку документов

35

Форма документа

Проверка правильности ввода: в карточке счета 41.1 видно, что проведение документа формирует две проводки: Д44.1-К60.1 и Д99.1-К44.1

Приходная накладная на затраты - Краснодар

Расположение: пункт меню «Документы – Приходная накладная».

Назначение: оформление понесенных общехозяйственных затрат от поставщика услуг.

Реквизиты шапки документа:

Вид прихода: Расходы на продажу (еще есть варианты выбора: Возврат от покупателя и Закупка)

Подразделение: Краснодар. Для Менеджера Краснодара данное поле заполняется автоматически без возможности его изменения.

Склад: склад расходов на продажу Краснодар. Менеджеру Краснодара доступны только склады его подразделения. Конечно же, ведение подобного склада не стоит воспринимать буквально, так как услуги не материальны и физическому хранению не подлежат. Но, создание такого склада позволяет вести на нем учет затрат, которые фактически понесло предприятие, что позволяет наглядно анализировать взаиморасчеты с поставщиками услуг и вести аналитический учет по ним также, как и с товарами.

Поставщик: выбор из справочника Контрагенты.

Заполнение табличной части документа:

Наименование: из справочника Номенклатура. При оформлении услуги, на которую нет карточки в справочнике Номекнклатура, Менеджер может не выходя из работы с документом создать карточку на новую услугу.

После выбора услуги автоматически в поле Количество устанвливается значение "1", которое можно заме5нить на необходимое, и автоматически заполняется поле Цена в соответствии с информацией из карточки товара. Также автоматически заполняется поле Сумма (произведение Количества на Цену).

Формирование документа: При нажатии кнопки "Провести" происходит формирование документа "Приходная накладная".

Документ совершает проводки:
Д44.1-К60.1 - т.е. отражается факт признания оказанной услуги и учет ее на складе расходов на продажу подразделения Краснодар(счет 44.1) и формирование задолженности предприятия перед поставщиком (счет 60.1), что в дальнейшем позволит вести полный учет как по всему предприятию в целом, так и в разрезе по данному подразделению.
Д99.1-К44.1 - т.к. оказанные предприятию услуги, в отличие от приобретенных товаров, не могут числиться на складе, то происходит автоматическое их списание с склада расходов на продажу подразделения Краснодар (счет 44.1) на результаты финансовой деятельности (убытки) подразделения -счет 99.1

При необходимости произвести оплату за оформленную услугу наличными Менеджер при нажатии кнопки "Создать на основании" получает возможность сформировать Расходный кассовый ордер (РКО) с автоматическим заполнением необходимых полей данными из приходной накладной.

При безналичной оплате поставщику бухгалтер формирует документ «Расход денег со счета».

Создать документ Приходная накладная также может пользователь Главный бухгалтер.

Ответственный за ввод: Менеджер

К общему списку документов

36

Форма документа

Дополнительная информация: в оборотно-сальдовой ведомости и в карточке счета 10.3.1 отражается формирование проводок по факту списания ведра со склада малоценки Краснодар (счет 10.3.1) на убытки подразделения Краснодар (счет 99.1), которые также учитываются при формировании прибыли\убытков всего предприятия (счет 99).

Списание затрат со склада Краснодар (на примере малоценки)

Расположение: пункт меню «Документы – Списания».

Назначение: списание затрат (малоценки, хозрасходов) со склада предприятия (брак, порча, недостача и т.п.).

Реквизиты шапки документа:

Подразделение: Краснодар. Для Менеджера Краснодара данное поле заполняется автоматически без возможности его изменения.

Склад : по умолчанию выбирается склад товаров Краснодар. Для списания затрат необходимо выбрать соответствующий склад: склад Малоценки Краснодар или склад Хозрасходов Краснодар.

Заполнение табличной части документа:

Наименование: выбор из справочника Номенклатура позиций для списания.

Формирование документа: При нажатии кнопки "Провести" происходит формирование документа "Списание.

Документ совершает проводку Д99.1-К10.3.1 т.е. списание стоимости малоценки подразделения Краснодар(счет 10.3.1) на финансовые результаты данного подразделения (счет 99.1), которые также учитываются при формировании прибыли\убытков всего предприятия (счет 99).

Создать документ Списание также может пользователь Главный бухгалтер.

Ответственный за ввод: Менеджер

К общему списку документов

Пользователь Филиал Ростов

Кроме оформления документов, связанных с продажей товаров, сотрудники филиала Ростов осуществляли оформление приобретения малоценки, хозрасходов, а также текущих общехозяйственных расходов, а также их списание.

37

Форма документа

Анализ проведения приобретения хозрасходов документом Авансовый отчет на примере карточки счета 10.2.2

Анализ проведения приобретения малоценки документом Авансовый отчет на примере карточки счета 10.3.2

Анализ проведения приобретения товаров документом Авансовый отчет на примере карточки счета 44.2

Авансовый отчет Филиал Ростов

Расположение: пункт меню «Документы – Авансовый отчет.

Назначение: Оформление приобретения сотрудниками предприятия хозрасходов, малоценки, товаров, а также оплаты ими различных общехозяйствееных затрат.

Реквизиты шапки документа:

Сотрудник: Выбор сотрудника предприятия из справочника Сотрудники.

Баланс: информационное поле, в которое автоматически выводится текущий баланс взаиморасчетов сотрудника с предприятием на момент оформления документа.

Заполнение табличной части документа:

Пдразделение: выбор подразделения определяется авторизацией пользователя. В данном случае пользователь Филиал Ростов закреплен за подразделением Ростов в данном поле автоматически выбирается Ростов.

Наименование: выбор хозрасходов, малоценки, товаров, налогов, расходов на продажу из справочника Номенклатура.

Склад: выбор склада, на который помещается соответствующий элемент Номенклатуры. В случае, если пользователь не прикреплен к конкретному подразделению (например, снабженец, обслуживающий все подразделения предприятия), то возможно оприходывание на склады различных подразделений.

Документ совершает проводки
: при оформлении хозрасходов: Д10.2.2-К71.2 списание с подотчетного лица подразделения (счет 71.2) приобретенных хозрасходов и учет их на складе хозрасходов подразделения(счет 10.2.2)
при оформлении малоценки: Д10.3.2-К71.2 списание с подотчетного лица подразделения (счет 71.2) приобретенной малоценки и учет ее на складе малоценки подразделения(счет 10.3.2)
при оформлении расходов на продажу: Д44.2-К71.2 списание с подотчетного лица подразделения (счет 71.2) стоимости расходов на продажу и учет их на счете 44.2, а также проводку Д99.2-К44.2 относящую данные расходы на убытки подразделения, что позволит в дальнейшем (например при анализе прибыли подразделения) отнести данные расходы именно к этому подразделению,

Создать документ Списание также может пользователь Главный бухгалтер.

Ответственный за ввод: Филиал Ростов

К общему списку документов

38

Форма документа

Проверка правильности ввода: в карточке счета 41.1 видно, что проведение документа формирует две проводки: Д44.1-К60.1 и Д99.1-К44.1

Приходная накладная на расходы - Ростов (на примере малоценки)

Расположение: пункт меню «Документы – Приходная накладная».

Назначение: оформление приобретения хозрасходов, малоценки и затрат на продажу.

Реквизиты шапки документа:

Вид прихода: Закупка (еще есть варианты выбора: Возврат от покупателя и Расходы на продажу)

Подразделение: Ростов. Для Филиала Ростов данное поле заполняется автоматически без возможности его изменения.

Склад: склад малоценки Филиала Ростов. Филиалу Ростов доступны только склады его подразделения, из которых можно также выбрать склады хозрасходов и расходов на продажу.

Поставщик: выбор из справочника Контрагенты.

Заполнение табличной части документа:

Наименование: из справочника Номенклатура. При оформлении малоценки, на которую нет карточки в справочнике Номекнклатура, пользователь может не выходя из работы с документом создать карточку на новую услугу.

После выбора малоценки автоматически в поле Количество устанвливается значение "1", которое можно заменить на необходимое, и автоматически заполняется поле Цена в соответствии с информацией из карточки малоценки. Также автоматически заполняется поле Сумма (произведение Количества на Цену).

Формирование документа: При нажатии кнопки "Провести" происходит формирование документа "Приходная накладная".

Документ совершает проводки:
Д10.3.2-К60.2 - т.е. выбранный элемент учитывается на складе малоценки подразделения Филиал Ростов(счет 10.3.2) и формируется задолженность подразделения перед поставщиком (счет 60.2), что в дальнейшем позволит вести полный учет как по всему предприятию в целом, так и в разрезе по данному подразделению.

При необходимости произвести оплату за малоценку наличными пользователь при нажатии кнопки "Создать на основании" получает возможность сформировать Расходный кассовый ордер (РКО) с автоматическим заполнением необходимых полей данными из приходной накладной.

При безналичной оплате поставщику бухгалтер формирует документ «Расход денег со счета».

Создать документ Приходная накладная также может пользователь Главный бухгалтер.

Ответственный за ввод: Филиал Ростов

К общему списку документов

39

Форма документа

Дополнительная информация: в оборотно-сальдовой ведомости и в карточке счета 10.2.2 отражается формирование проводок по факту списания со склада хозрасходов Ростов (счет 10.2.2) на убытки подразделения Ростов (счет 99.2), которые также учитываются при формировании прибыли\убытков всего предприятия (счет 99).

Списание затрат со склада Ростов (на примере хозрасходов)

Расположение: пункт меню «Документы – Списания».

Назначение: списание затрат (малоценки, хозрасходов) со склада предприятия (брак, порча, недостача и т.п.).

Реквизиты шапки документа:

Подразделение: Ростов. Для Филиала Ростов данное поле заполняется автоматически без возможности его изменения.

Склад : по умолчанию выбирается склад товаров Ростов. Для списания затрат необходимо выбрать соответствующий склад: склад Малоценки Ростов или склад Хозрасходов Ростов.

Заполнение табличной части документа:

Наименование: выбор из справочника Номенклатура позиций для списания.

Формирование документа: При нажатии кнопки "Провести" происходит формирование документа "Списание.

Документ совершает проводку Д99.2-К10.2.2 т.е. списание стоимости хозрасходов подразделения Ростов(счет 10.2.2) на финансовые результаты данного подразделения (счет 99.2), которые также учитываются при формировании прибыли\убытков всего предприятия (счет 99).

Создать документ Списание также может пользователь Главный бухгалтер.

Ответственный за ввод: Филиал Ростов

К общему списку документов

В ходе внедрения программы аналогичные документы были сформированы подразделениями Сочи и Волгоград.

Пользователь Главный бухгалтер

Кроме оформления документов, связанных с вводом начальных остатков, главный бухгалтер предприятия осуществлял текущую выписку расходных и приходных кассовых ордеров, начисление и выплату зарплаты, начиление налогов и управление расчетным счетом

40

Форма документа

Проверка правильности ввода: в карточке по счету 62 отражено, что ПКО сформировал проводку Д50.1-К62.1 т.е. поступление наличной оплаты в кассу подразделения Краснодар (счет 50.1) от покупателя (счет 62.1). При этом наглядно видна вся история взаимоотношений с данным поставщиком и видно, что после совершения оплаты по ПКО покупатель не должен предприятию.

Приходный кассовый ордер (ПКО)

Главный бухгалтер в текущей работе может сформировать приходный кассовый ордер (ПКО). Например, из анализа ОСВ по счету 62 видно, что "Покупатель 1" имеет задолженность перед предприятием. Для оформления наличной оплаты от покупателя в кассу подразделения Краснодар оформляется ПКО.

Расположение: пункт меню «Документы – Приходные кассовые ордера».

Назначение: оформление поступления наличных средств в кассу подразделения.

Реквизиты шапки документа:

Подразделение: Краснодар. Для Филиала Краснодар данное поле заполняется автоматически без возможности его изменения.

Операция : возможность выбора целевого назначения получаемых наличных, в зависимости от которых будут формироваться соответствующие проводки: расчеты с покупателями, подотчетными лицами, учредителями, банком, поставщиками, налогам.

Заполнение табличной части документа:

Контрагент: выбор из справочника Контрагента в соответствии с характером производимого расчета.

Формирование документа: При нажатии кнопки "Провести" происходит формирование документа "ПКО".

Документ совершает проводки:
при расчетах с покупателем: Д50.1-К62.1 что приводит к изменению баланса взаиморасчетов между покупателем (счет 62.1) и подразделением после внесения наличных в кассу подразделения(счет 50.1), что в дальнейшем позволит вести полный учет как по всему предприятию в целом, так и в разрезе по данному подразделению.
при расчетах с подотчетными лицами: Д50.1-К71.1 что приводит к изменению баланса взаиморасчетов между подотчетным лицом (счет 71.1) и подразделением после внесения наличных в кассу подразделения(счет 50.1), что в дальнейшем позволит вести полный учет как по всему предприятию в целом, так и в разрезе по данному подразделению.
при расчетах с учредителями: Д50.1-К75 что приводит к изменению баланса взаиморасчетов между учредителем (счет 75) и подразделением после внесения наличных в кассу подразделения(счет 50.1), что в дальнейшем позволит вести полный учет как по всему предприятию в целом, так и в разрезе по данному подразделению.
при расчетах с банком: Д50.1-К60.1 что приводит к изменению баланса взаиморасчетов между банком (счет 60.1) и подразделением после внесения наличных в кассу подразделения(счет 50.1), что в дальнейшем позволит вести полный учет как по всему предприятию в целом, так и в разрезе по данному подразделению. В данном случае выбор банка в качестве поставщика услуг обусловлен необходимостью учета взаимных платежей между предприятием и банком за операционно-кассовое обслуживание наличными.
при расчетах с поставщиками: Д50.1-К62.1 что приводит к изменению баланса взаиморасчетов между поставщиком (счет 62.1) и подразделением после внесения наличных в кассу подразделения(счет 50.1), что в дальнейшем позволит вести полный учет как по всему предприятию в целом, так и в разрезе по данному подразделению.
при расчетах с налогами: Д50.1-К68 что приводит к изменению баланса взаиморасчетов между налоговым органом (счет 68) и подразделением после внесения наличных в кассу подразделения(счет 50.1), что в дальнейшем позволит вести полный учет как по всему предприятию в целом, так и в разрезе по данному подразделению. В данном случае выбор налогового органа в качестве поставщика услуг обусловлен необходимостью учета взаимных платежей между предприятием и налоговым органом при оплате налогов наличными.

Печать: У пользователя есть возможность распечатать ПКО в типовой печатной форме или в виде кассового чека.

Создать документ Расходная накладная также могут пользователи Менеджер и Филиалы

Ответственный за ввод: Главный бухгалтер

К общему списку документов

41

Форма документа

Проверка правильности ввода: в карточке по счету 50.1 отражено, что ПКО сформировал проводку Д60.1-К50.1 т.е. оплата наличными из кассы подразделения Краснодар (счет 50.1) поставщику (счет 60.1).

Расходный кассовый ордер (РКО)

Главный бухгалтер в текущей работе может сформировать расходный кассовый ордер (РКО).

Расположение: пункт меню «Документы – Расходные кассовые ордера».

Назначение: оформление выдачи наличных средств из кассы подразделения.

Реквизиты шапки документа:

Подразделение: Краснодар. Для Филиала Краснодар данное поле заполняется автоматически без возможности его изменения.

Операция : возможность выбора целевого назначения выпоаты наличными, в зависимости от которых будут формироваться соответствующие проводки: расчеты с покупателями, подотчетными лицами, учредителями, банком, поставщиками, налогам.

Заполнение табличной части документа:

Контрагент: выбор из справочника Контрагента в соответствии с характером производимого расчета.

Формирование документа: При нажатии кнопки "Провести" происходит формирование документа "РКО".

Документ совершает проводки:
при расчетах с покупателем: Д62.1-К50.1 что приводит к изменению баланса взаиморасчетов между покупателем (счет 62.1) и подразделением после выплаты наличными из кассы подразделения(счет 50.1), что в дальнейшем позволит вести полный учет как по всему предприятию в целом, так и в разрезе по данному подразделению.
при расчетах с подотчетными лицами: Д71.1-К50.1 что приводит к изменению баланса взаиморасчетов между подотчетным лицом (счет 71.1) и подразделением после выплаты наличными из кассы подразделения(счет 50.1), что в дальнейшем позволит вести полный учет как по всему предприятию в целом, так и в разрезе по данному подразделению.
при расчетах с учредителями: Д75-К50.1 что приводит к изменению баланса взаиморасчетов между учредителем (счет 75) и подразделением после выплаты наличными из кассы подразделения(счет 50.1), что в дальнейшем позволит вести полный учет как по всему предприятию в целом, так и в разрезе по данному подразделению.
при расчетах с банком: Д60.1-К50.1 что приводит к изменению баланса взаиморасчетов между банком (счет 60.1) и подразделением после выплаты наличными из кассы подразделения(счет 50.1), что в дальнейшем позволит вести полный учет как по всему предприятию в целом, так и в разрезе по данному подразделению. В данном случае выбор банка в качестве поставщика услуг обусловлен необходимостью учета взаимных платежей между предприятием и банком за операционно-кассовое обслуживание наличными.
при расчетах с поставщиками: Д62.1-К50.1 что приводит к изменению баланса взаиморасчетов между поставщиком (счет 62.1) и подразделением после выплаты наличными из кассы подразделения(счет 50.1), что в дальнейшем позволит вести полный учет как по всему предприятию в целом, так и в разрезе по данному подразделению.
при расчетах с налогами: Д68-К50.1 что приводит к изменению баланса взаиморасчетов между налоговым органом (счет 68) и подразделением после выплаты наличными из кассы подразделения(счет 50.1), что в дальнейшем позволит вести полный учет как по всему предприятию в целом, так и в разрезе по данному подразделению. В данном случае выбор налогового органа в качестве поставщика услуг обусловлен необходимостью учета взаимных платежей между предприятием и налоговым органом при оплате налогов наличными.

Создать документ Расходная накладная также могут пользователи Менеджер и Филиалы

Ответственный за ввод: Главный бухгалтер

К общему списку документов

42

Форма документа

Проверка правильности ввода: данный документ проводок не создает.

Начисление зарплаты

Главный бухгалтер в текущей работе может начислить зарплату сотрудникам. В данном случае по желанию заказчика документ создается не расчетным путем, а "вручную". Но учет информации о фактически выплаченной зарплате сотрудникам предприятия позволяет в настоящей программе достигнуть выведения чистой прибыли по предприятию в целом и по подразделениям. В дальнейшем, после согласования с руководством предприятия может быть реализован механизм расчета начисления программы.

Расположение: пункт меню «Документы – Начисление зарплаты».

Назначение: предварительное начисление зарплаты сотрудникам.

Реквизиты шапки документа:

Подразделение: Краснодар. Таким же образом возможно провести начисление зарплаты и для других подразделений.

Дата начала и дата окончания периода : возможность выбора периода для начисления зарплаты.

Заполнение табличной части документа:

Сотрудник: выбор из справочника Сотрудники.

Формирование документа: При нажатии кнопки "Провести" происходит формирование документа "Начисление зарплаты".

Документ не совершает проводок.

Ответственный за ввод: Главный бухгалтер

К общему списку документов

43

Форма документа

Проверка правильности ввода: из карточки счета 70.1 видно, что произошла выдача наличных из кассы подразделения Краснодар (счет 50.1) в качестве зарплаты сотрудникам подразделения (счет 70.1), а также, что произведено списание зарплаты, выданной сотрудникам подразделения Краснодар (счет 70.1) на результаты финансовой деятельности подразделения (счет 99.1)

Выплата зарплаты

Главный бухгалтер в текущей работе может офрмить выплату зарплату сотрудникам. В данном случае по желанию заказчика документ создается не расчетным путем, а "вручную". Но учет информации о фактически выплаченной зарплате сотрудникам предприятия позволяет в настоящей программе достигнуть выведения чистой прибыли по предприятию в целом и по подразделениям. В дальнейшем, после согласования с руководством предприятия может быть реализован механизм расчета начисления программы.

Расположение: пункт меню «Документы – Выплата зарплаты».

Назначение: оформление выплаты зарплаты сотрудникам.

Реквизиты шапки документа:

Подразделение: Краснодар. Таким же образом возможно провести начисление зарплаты и для других подразделений.

Заполнение табличной части документа:

Сотрудник: выбор из справочника Сотрудники.

Формирование документа: При нажатии кнопки "Провести" происходит формирование документа "Начисление зарплаты".

Документ совершает проводки:
Д70.1-К50.1 выдача наличных из кассы подразделения Краснодар (счет 50.1) в качестве зарплаты сотрудникам подразделения (счет 70.1)
Д99.1-К70.1 списание зарплаты, выданной сотрудникам подразделения Краснодар (счет 70.1) на результаты финансовой деятельности подразделения (счет 99.1)

Ответственный за ввод: Главный бухгалтер

К общему списку документов

44

Форма документа

Документ не формирует проводок

Начисление налогов.

В данном случае внедрения не стояла задача автоматического исчисления налогов. Данные о фактически уплаченных налогах необходимо вводить в программу для выявления чистой прибыли предприятия.

Расположение: пункт меню «Документы – Начисление налогов».

Назначение: "ручной" ввод фактически уплаченных налогов.

Реквизиты шапки документа:

Подразделение: Краснодар.

Заполнение табличной части документа:

Контрагент: выбор из справочника Контрагенты.

Формирование документа: При нажатии кнопки "Провести" происходит формирование документа "Начисление налогов".

Документ не совершает проводок.

Ответственный за ввод: Главный бухгалтер

К общему списку документов

45

Форма документа

Проверка правильности ввода:Из карточки счета 51.1 видно, что документ отразил списание средств с расчетного счета предприятия (счет 51.1) и счет налоговых отчислений (счет 68).

Расход денег со счета.

Расположение: пункт меню «Документы – Расходы денег со счета».

Назначение: оформление поступления безналичных платежей с расчетного счета предприятия.

Реквизиты шапки документа:

Подразделение: Краснодар. Расчетный счет у предприятия один и закреплен за головным подразделением Краснодар.

Операция: расчеты с налогами. Также возможен выбор "расчеты с поставщиками" и "расчеты с покупателями".

Заполнение табличной части документа:

Контрагент: выбор из справочника Контрагенты.

Заполнение табличной части документа:

Также имеется информационное поле "Платежное поручение", в котором можно указать номер предварительно составленного платежного поручения.

Документ совершает проводку:
Д68-К51.1 при расчетах с налогами
Д60.N-К51.1 при расчетах с поставщиками, где N - префикс субсчета подразделения по плану счетов
Д62.N-К51.1 при расчетах с покупателями, где N - префикс субсчета подразделения по плану счетов

Ответственный за ввод: Главный бухгалтер

К общему списку документов

46

Форма документа

Проверка правильности ввода:Из карточки счета 51.1 видно, что документ отразил поступление средств на расчетный счет предприятия (счет 51.1) и изменение задолженности покупателя (счет 62.1). Также видно, что по другому документу "Приход денег на счет" (№000001) поступившие на расчетный счет средства были отнесены к счету покупателя соответствующего подразделения, т.е. происходит адресная "привязка" платежа к подразделению.

Приход денег на счет.

Расположение: пункт меню «Документы – Приходы денег на счет».

Назначение: оформление поступления безналичных поступлений на расчетный счет предприятия.

Реквизиты шапки документа:

Подразделение: Краснодар. Расчетный счет у предприятия один и закреплен за головным подразделением Краснодар.

Операция: расчеты с покупателями. Также возможен выбор "расчеты с поставщиками" и "расчеты с налогами".

Заполнение табличной части документа:

Контрагент: выбор из справочника Контрагенты.

Заполнение табличной части документа:

Также имеется информационное поле "Платежное поручение", в котором можно указать номер предварительно составленного платежного поручения.

Документ совершает проводку:
Д51.1-К68 при расчетах с налогами
Д51.1-К60.N при расчетах с поставщиками, где N - префикс субсчета подразделения по плану счетов
Д51.1-К62.N при расчетах с покупателями, где N - префикс субсчета подразделения по плану счетов

Ответственный за ввод: Главный бухгалтер

К общему списку документов